Arkevia is een digitale kluis die door veel bedrijven wordt gebruikt om loonstroken en andere HR-documenten naar hun werknemers te verzenden. Wanneer de verbinding faalt of de ruimte leeg lijkt, is de reflex om de ondersteuning te contacteren. Het probleem komt echter niet altijd van het platform zelf.
Verschillende ervaringen met SIRH die in 2024-2025 zijn gepubliceerd, geven aan dat de storingen die aan Arkevia worden toegeschreven vaak verband houden met integratieproblemen met de loonsoftware (Sage, Cegid, Silae, onder anderen): verkeerde mapping van werknemersvelden, niet-uitgevoerde exportbatch of verlopen certificaat aan de SIRH-kant. De correcties verlopen dan via de loonsoftwareleverancier of de integrator, niet via de Arkevia-ondersteuning.
Aanrader : 10 effectieve tips om eksters op afstand te houden en uw kippenhok te beschermen
Weten hoe je de werkelijke oorsprong van de bug kunt identificeren, voorkomt dagen van onnodig wachten, en dat is precies wat deze gids voor wat te doen bij een Arkevia-bug in de meest voorkomende situaties gedetailleerd beschrijft.
Arkevia-bug gerelateerd aan de loonsoftware: de echte bron van het probleem identificeren
Wanneer een werknemer zijn loonstroken niet op MyArkevia ziet, toont het platform soms een lege ruimte zonder expliciete foutmelding. Dit symptoom wijst natuurlijk op een Arkevia-bug. De oorzaak ligt vaak eerder in de keten van verwerking tussen de loonsoftware van de werkgever en de digitale kluis.
Zie ook : Vind snel een baan: tips en trucs om uw zoektocht naar werk te versnellen
Een geprogrammeerde exportbatch aan de SIRH-kant kan niet worden uitgevoerd als de server van het bedrijf een onderbreking ondervindt, zelfs niet kort. Het resultaat: de documenten worden nooit naar Arkevia verzonden, maar er wordt geen waarschuwing naar de werknemer gestuurd. In dit geval kan alleen de loonadministrateur van het bedrijf de verzending opnieuw opstarten.
Een andere veelvoorkomende situatie: een verlopen beveiligingscertificaat aan de kant van de SIRH-integrator blokkeert de overdracht van bestanden. Arkevia ontvangt dan een ongeldige aanvraag en weigert stilletjes de indiening. De werknemer ziet niets, de HR-dienst ook niet, totdat iemand de exportlogs controleert.
Voordat je de Arkevia-ondersteuning benadert, is het dus relevant om de vraag rechtstreeks aan de loonadministratie of de SIRH-verantwoordelijke van je bedrijf te stellen. Als andere collega’s hetzelfde gebrek opmerken, ligt het probleem vrijwel zeker aan de werkgeverskant.
MyArkevia-verbinding onmogelijk: technische controles zelf uitvoeren
De verbindingsproblemen met MyArkevia die daadwerkelijk bij de gebruiker liggen, volgen terugkerende patronen. Voordat je een verzoek indient bij de ondersteuning, kunnen drie technische controles de meeste oorzaken uitsluiten.
- Leeg de cache en cookies van de browser. Arkevia gebruikt sessietokens die in conflict kunnen komen met verouderde lokaal opgeslagen gegevens. In Chrome, Firefox of Edge opent de sneltoets Ctrl+Shift+Delete direct het schoonmaakpaneel.
- Test met een andere browser of in de incognitomodus. Een extensie (advertentieblokker, VPN-extensie) kan interfereren met het authenticatieproces. De incognitomodus schakelt de meeste van deze extensies standaard uit.
- Controleer of het ingevoerde wachtwoord overeenkomt met het persoonlijke Arkevia-account en niet met een oude bedrijfsinlog. Sinds 2023-2024 configureren sommige werkgevers een beperkte bewaartijd voor de loonstroken in de bedrijfsruimte, met een overstap naar een blijvende persoonlijke kluis. Een verandering van werkgever kan dus de inloggegevens wijzigen zonder duidelijke melding.
Als de inlogpagina helemaal niet laadt, kan het probleem van het bedrijfsnetwerk komen (proxy, firewall) of van een tijdelijke onbeschikbaarheid van de dienst. Testen vanaf een persoonlijk mobiel netwerk maakt het snel duidelijk.
Versterkte beveiliging en Arkevia-authenticatie: wat recent is veranderd
Sinds eind 2023 hebben de ANSSI en de CNIL hun aanbevelingen aangescherpt met betrekking tot de beveiliging van digitale kluizen die voor loonstroken worden gebruikt. Versterkte authenticatie, logboeken van toegang, striktere encryptie: deze eisen hebben directe gevolgen voor de gebruikerservaring.
Verschillende recente Arkevia-implementaties hebben een tweefactorauthenticatie geactiveerd (code verzonden per e-mail of SMS naast het wachtwoord). Als het geregistreerde e-mailadres of telefoonnummer niet meer geldig is, wordt de toegang geblokkeerd zonder mogelijkheid tot snelle omzeiling. Het bijwerken van deze gegevens verloopt via de HR-dienst van de werkgever, die het account aan de bedrijfszijde beheert.
De verscherping van de beveiliging verklaart ook sommige blokkades na meerdere mislukte pogingen. Een account kan tijdelijk worden vergrendeld ter bescherming. De ontgrendelingstijd varieert afhankelijk van de door de werkgever gekozen configuratie, maar wordt meestal na enkele uren opnieuw ingesteld.
Documenten afwezig na een verandering van werkgever: begrijpen van de gegevensportabiliteit
Een bijzonder geval genereert veel verwarring: na het verlaten van een bedrijf lijken de loonstroken van Arkevia te zijn verdwenen. Dit is geen bug in technische zin.
In het kader van de AVG configureren sommige werkgevers een beperkte bewaartijd voor documenten in de bedrijfsruimte. Zodra deze termijn is verstreken, kunnen de loonstroken worden gemigreerd naar een blijvende persoonlijke kluis (Digiposte, MyPeopleDoc, bijvoorbeeld) of eenvoudigweg worden verwijderd als de werknemer zijn persoonlijke ruimte niet heeft geactiveerd.
Om deze situatie te voorkomen, zijn er twee voorzorgsmaatregelen:
- Activeer je persoonlijke Arkevia-kluis zodra je de eerste loonstrook ontvangt. Deze kluis blijft toegankelijk, zelfs na het einde van het dienstverband, ongeacht de werkgever.
- Download systematisch je loonstroken lokaal (PDF op computer of USB-stick). Exclusieve afhankelijkheid van een online dienst, wat het ook is, brengt het risico van verlies van toegang met zich mee.
- Controleer bij de HR-dienst, vóór je vertrek, wat het beleid is voor het bewaren van documenten en of er een overdracht naar een persoonlijke ruimte is voorzien.
Contact opnemen met de Arkevia-ondersteuning: wanneer en via welk kanaal
De Arkevia-ondersteuning behandelt problemen die direct met het platform te maken hebben: storingen van het portaal, weergavefouten na een succesvolle inlog, of onmogelijkheid om een document te downloaden dat toch zichtbaar is. Voor integratieproblemen met SIRH of werkgeverconfiguratie zal de ondersteuning doorverwijzen naar het bedrijf.
De officiële site biedt een FAQ en een online contactformulier. Het formulier blijft het meest betrouwbare kanaal voor het verkrijgen van schriftelijke opvolging. Het probleem nauwkeurig beschrijven (gebruikte browser, exacte foutmelding, datum van de laatste succesvolle inlog) versnelt de behandeling.
Het onderscheid tussen een Arkevia-probleem en een werkgeverprobleem blijft het meest bepalende punt. Een werknemer die vanaf het begin de juiste contactpersoon benadert, wint meerdere dagen in vergelijking met iemand die op een antwoord van de ondersteuning wacht om doorverwezen te worden naar zijn loonadministratie.