Arkevia ist ein digitaler Tresor, der von vielen Unternehmen genutzt wird, um Gehaltsabrechnungen und andere HR-Dokumente an ihre Mitarbeiter zu übermitteln. Wenn die Verbindung fehlschlägt oder der Raum leer erscheint, ist der Reflex, den Support zu kontaktieren. Das Problem liegt jedoch nicht immer an der Plattform selbst.
Mehrere Erfahrungsberichte über SIRH, die 2024-2025 veröffentlicht wurden, weisen darauf hin, dass die Fehlfunktionen, die Arkevia zugeschrieben werden, oft mit Integrationsproblemen mit der Lohnsoftware (Sage, Cegid, Silae und anderen) zusammenhängen: falsches Mapping der Mitarbeiterfelder, nicht ausgeführter Export-Batch oder abgelöntes Zertifikat auf der SIRH-Seite. Die Korrekturen erfolgen dann über den Lohnsoftware-Anbieter oder den Integrator, nicht über den Arkevia-Support.
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Die Fähigkeit, die tatsächliche Ursache des Fehlers zu identifizieren, vermeidet unnötige Wartezeiten von Tagen, und genau das beschreibt dieser Leitfaden für was zu tun ist, wenn Arkevia nicht funktioniert in den häufigsten Situationen.
Arkevia-Fehler im Zusammenhang mit der Lohnsoftware: die wahre Quelle des Problems identifizieren
Wenn ein Mitarbeiter seine Gehaltsabrechnungen auf MyArkevia nicht sieht, zeigt die Plattform manchmal einen leeren Raum ohne explizite Fehlermeldung an. Dieses Symptom deutet natürlich auf einen Arkevia-Fehler hin. Die Ursache liegt häufig weiter oben in der Verarbeitungskette zwischen der Lohnsoftware des Arbeitgebers und dem digitalen Tresor.
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Ein geplanter Export-Batch auf der SIRH-Seite kann nicht ausgeführt werden, wenn der Server des Unternehmens eine Unterbrechung hat, selbst wenn diese kurz ist. Das Ergebnis: Die Dokumente werden nie an Arkevia übermittelt, aber es wird keine Warnung an den Mitarbeiter gesendet. In diesem Fall kann nur der Lohnadministrator des Unternehmens den Versand erneut anstoßen.
Eine weitere häufige Situation: Ein abgelaufenes Sicherheitszertifikat auf der Integrator-SIRH-Seite blockiert die Übertragung der Dateien. Arkevia erhält dann eine ungültige Anfrage und lehnt die Einreichung stillschweigend ab. Der Mitarbeiter sieht nichts, der HR-Service auch nicht, bis jemand die Export-Logs überprüft.
Bevor der Arkevia-Support kontaktiert wird, ist es daher sinnvoll, die Frage direkt an den Lohnservice oder den SIRH-Verantwortlichen des Unternehmens zu richten. Wenn andere Kollegen dasselbe Fehlen feststellen, liegt das Problem fast sicher auf der Arbeitgeberseite.
MyArkevia-Verbindung unmöglich: technische Überprüfungen selbst durchführen
Die Verbindungsprobleme zu MyArkevia, die tatsächlich beim Benutzer liegen, folgen wiederkehrenden Mustern. Vor einer Anfrage an den Support ermöglichen drei technische Überprüfungen, die Mehrheit der Ursachen auszuschließen.
- Cache und Cookies des Browsers leeren. Arkevia verwendet Sitzungstoken, die mit veralteten lokal gespeicherten Daten in Konflikt geraten können. In Chrome, Firefox oder Edge öffnet die Tastenkombination Strg+Umschalt+Entf direkt das Bereinigungsfenster.
- Mit einem anderen Browser oder im privaten Modus testen. Ein Add-On (Werbeblocker, VPN-Erweiterung) kann den Authentifizierungsprozess stören. Der private Modus deaktiviert die meisten dieser Erweiterungen standardmäßig.
- Überprüfen, ob das eingegebene Passwort tatsächlich zum persönlichen Arkevia-Konto gehört und nicht zu einem alten Unternehmenszugang. Seit 2023-2024 konfigurieren einige Arbeitgeber eine begrenzte Aufbewahrungsdauer für die Gehaltsabrechnungen im Unternehmensbereich, mit einem Wechsel zu einem dauerhaften persönlichen Tresor. Ein Arbeitgeberwechsel kann daher die Zugangsdaten ändern ohne klare Benachrichtigung.
Wenn die Anmeldeseite überhaupt nicht lädt, kann das Problem vom Unternehmensnetzwerk (Proxy, Firewall) oder von einer vorübergehenden Dienstunterbrechung stammen. Ein Test über ein persönliches mobiles Netzwerk ermöglicht eine schnelle Klärung.
Verstärkte Sicherheit und Arkevia-Authentifizierung: was sich kürzlich geändert hat
Seit Ende 2023 haben ANSSI und CNIL ihre Empfehlungen zur Sicherheit von digitalen Tresoren, die für Gehaltsabrechnungen verwendet werden, verschärft. Verstärkte Authentifizierung, Protokollierung der Zugriffe, strengere Verschlüsselung: Diese Anforderungen haben direkte Auswirkungen auf die Benutzererfahrung.
Mehrere aktuelle Arkevia-Implementierungen haben eine zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert (Code, der zusätzlich zum Passwort per E-Mail oder SMS gesendet wird). Wenn die registrierte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer nicht mehr gültig ist, wird der Zugang ohne Möglichkeit einer schnellen Umgehung blockiert. Die Aktualisierung dieser Kontaktdaten erfolgt über den HR-Service des Arbeitgebers, der das Konto auf Unternehmensseite verwaltet.
Die Verschärfung der Sicherheit erklärt auch einige Blockaden nach mehreren erfolglosen Versuchen. Ein Konto kann vorübergehend aus Schutzgründen gesperrt werden. Die Entsperrzeit variiert je nach Konfiguration des Arbeitgebers, wird jedoch in der Regel nach einigen Stunden zurückgesetzt.
Fehlende Dokumente nach einem Arbeitgeberwechsel: die Datenportabilität verstehen
Ein besonderer Fall sorgt für viel Verwirrung: Nach dem Verlassen eines Unternehmens scheinen die Gehaltsabrechnungen von Arkevia verschwunden zu sein. Das ist kein technischer Fehler.
Im Rahmen der DSGVO konfigurieren einige Arbeitgeber eine begrenzte Aufbewahrungsdauer für Dokumente im Unternehmensbereich. Nach Ablauf dieser Frist können die Gehaltsabrechnungen in einen dauerhaften persönlichen Tresor (Digiposte, MyPeopleDoc, zum Beispiel) migriert oder einfach gelöscht werden, wenn der Mitarbeiter seinen persönlichen Bereich nicht aktiviert hat.
Um diese Situation zu vermeiden, sind zwei Vorsichtsmaßnahmen erforderlich:
- Seinen persönlichen Arkevia-Tresor sofort nach Erhalt der ersten Gehaltsabrechnung aktivieren. Dieser Tresor bleibt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zugänglich, unabhängig vom Arbeitgeber.
- Systematisch seine Gehaltsabrechnungen lokal herunterladen (PDF auf Computer oder USB-Stick). Die ausschließliche Abhängigkeit von einem Online-Dienst, egal welcher Art, birgt das Risiko des Verlusts des Zugangs.
- Vor dem Verlassen beim HR-Service überprüfen, welche Aufbewahrungspolitik für Dokumente gilt und ob ein Transfer in einen persönlichen Bereich vorgesehen ist.
Den Arkevia-Support kontaktieren: wann und über welchen Kanal
Der Arkevia-Support kümmert sich um Probleme, die direkt mit der Plattform zusammenhängen: Fehlfunktionen des Portals, Anzeige Fehler nach erfolgreicher Anmeldung oder Unmöglichkeit, ein Dokument herunterzuladen, das jedoch sichtbar ist. Bei Integrations- oder Arbeitgeberkonfigurationsproblemen wird der Support an das Unternehmen weiterleiten.
Die offizielle Website bietet eine FAQ und ein Online-Kontaktformular. Das Formular bleibt der zuverlässigste Kanal, um eine schriftliche Nachverfolgung zu erhalten. Eine präzise Beschreibung des Problems (verwendeter Browser, genaue Fehlermeldung, Datum der letzten erfolgreichen Anmeldung) beschleunigt die Bearbeitung.
Die Unterscheidung zwischen einem Arkevia-Problem und einem Arbeitgeberproblem bleibt der entscheidende Punkt. Ein Mitarbeiter, der von Anfang an den richtigen Ansprechpartner kontaktiert, gewinnt mehrere Tage im Vergleich zu jemandem, der auf eine Antwort des Supports wartet, um an seinen Lohnservice verwiesen zu werden.